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Faciliter la croissance future des laboratoires néerlandais

vendredi 23 septembre 2016

Les hôpitaux néerlandais mettant en place de nouvelles stratégies de soin, GLIMS et CyberLab soutiennent de plus en plus d’activités complexes, multi-sites et pluridisciplinaires. GLIMS, le SIL préféré des établissements hospitaliers et des laboratoires privés néerlandais, a été adopté par quatre nouveaux hôpitaux ces six derniers mois. Notre expérience dans la gestion de projet a permis une transition en douceur.

labIl est de plus en plus fréquent que les hôpitaux et laboratoires néerlandais fusionnent ou collaborent afin de renforcer la performance et l’efficacité des soins. De ce contexte émergent des activités complexes, multi-sites et pluridisciplinaires qui nécessitent un SIL performant. Ainsi, le Centre Médical Universitaire (UMC) de Groningue, le Centre Médical Zuyderland de Heerlen, le laboratoire CBSL de Hilversum et le laboratoire de Chimie Clinique de l’hôpital Slotervaart à Amsterdam ont tous, lors du premier semestre 2016, opté pour GLIMS, le SIL préféré des laboratoires néerlandais. 

A chaque projet, ses propres défis

Le projet à grande échelle de l’UMC de Groningue impliquait un grand nombre de laboratoires. Pour le Centre Médical Zuyderland, le challenge consistait à répondre aux besoins suite à la fusion de deux hôpitaux, Orbis à Sittard-Geleen et Atrium à Heerlen, l’un déjà équipé de GLIMS et l’autre non. L’installation au Laboratoire Central de Bactériologie et de Sérologie de l’hôpital Tergooi à Hilversum a montré que GLIMS est apte à assister les activités multidisciplinaires des laboratoires. Et l’implémentation en cours au laboratoire de Chimie Clinique Slotervaart concerne également la fusion de plusieurs sites. La plupart de ces projets inclut aussi les modules de prescription connectée et de serveur de résultats de CyberLab. 

La grande variété de ces projets nécessite une gestion rigoureuse et précise. L’équipe de MIPS aux Pays-Bas se base sur les éléments pertinents de la méthodologie reconnue PRINCE2 et travaille en étroite collaboration avec le client pour définir le cadre du projet et s’y conformer. « Nous nous assurons que nos équipes et celles du client communiquent tout au long du projet via notamment un comité de pilotage, qui inclut un représentant du management et un responsable projet de l’hôpital, un responsable projet senior de MIPS, et en général, un spécialiste du laboratoire de l’hôpital », explique Wiggert Kalis, responsable du Service Client chez MIPS. « Nous commençons par rédiger un plan écrit du projet SIL, afin de nous assurer que tous ses aspects sont bien clairs et validés par les deux parties. Si nous estimons qu’une décision va requérir du temps ou des ressources supplémentaires, nous en avisons le client bien à l’avance. Cette transparence garantit que ce que nous délivrons répond bien aux attentes du client, pour sa plus grande satisfaction. »

Ensemble vers le futur

Les compétences en matière de gestion de projet de l’équipe MIPS ont fait leurs preuves lors du déploiement de GLIMS et du serveur de résultats CyberLab à l’UMC de Groningue, qui compte près de 1000 collaborateurs dans ses laboratoires.

Le SIL a été installé dans les 14 laboratoires du Centre en deux étapes planifiées, le serveur de résultats CyberLab étant parallèlement intégré dans le Dossier Patient Informatisé (DPI). La première phase est passée en production en mars 2014 et la deuxième en avril 2016. Grâce à cette évolution, les laboratoires disposent désormais des outils nécessaires à leurs activités et à leur future croissance. 

Le passage en production, en février 2016, de GLIMS et CyberLab au Centre Médical Zuyderland de Heerlen constituait un autre défi. En effet, le Centre était en pleine réorganisation parallèlement à l’implémentation de GLIMS. Il a donc fallu adopter une gestion de projet sur mesure, avec des éléments de PRINCE2 complétés par l’expérience approfondie des responsables de projet MIPS. « Je suis particulièrement fier de la réussite de ce projet : nous l’avons réalisé sur un peu moins d’un an, en respectant les délais et le budget prévus. Je profite de l’occasion pour féliciter toutes les personnes impliquées dans le projet du Centre Médical Zuyderland de Heerlen », souligne Cor Quist, responsable projet senior chez MIPS.

Chaque projet permet aux équipes MIPS d’élargir leur expérience. « Lorsque nous finalisons un projet, nous l’évaluons avec le client : nous passons en revue ce qui a bien fonctionné, les difficultés rencontrées, les améliorations à apporter dans le futur, etc. Nous nous améliorons donc en permanence », conclut Wiggert Kalis.